{"id":487,"date":"2022-07-29T10:00:00","date_gmt":"2022-07-29T17:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/blogs.mulesoft.com\/de\/?p=487"},"modified":"2023-06-27T11:55:45","modified_gmt":"2023-06-27T11:55:45","slug":"rpa-governance","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/blogs.mulesoft.com\/de\/automation\/rpa-governance\/","title":{"rendered":"Bots im Griff: Mit RPA Governance zum RPA-Erfolg"},"content":{"rendered":"Reading Time: <\/span> 17<\/span> minutes<\/span><\/span>\n

Robotic Process Automation (RPA)<\/a> ist ein schnelles, non-invasives Automatisierungs-Verfahren, das auf der bestehenden Infrastruktur und Systemlandschaft aufsetzt. Eine intuitive Low-Code-Technologie, mit der sogar \u201eCitizen Developer\u201c in den Fachbereichen ihre eigenen Business-Prozesse im Handumdrehen automatisieren k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n

RPA ist einfach? Das ist nur die eine Seite der Medaille: das gro\u00dfe Marktversprechen, das anfangs eine regelrechte Hype und einen Run auf RPA ausl\u00f6ste, und mittelfristig die hohen Erwartungen entt\u00e4uschte. 2016 diagnostizierte eine Studie: 30-50 % aller RPA-Initiativen sind gescheitert<\/a>. Zwei Jahre sp\u00e4ter hatten laut einer Umfrage zwar schon 53 % der teilnehmenden Unternehmen ihre \u201eAutomation Journey\u201c l\u00e4ngst angetreten \u2013 aber nur 3 % konnten ihre digitale Workforce unternehmensweit skalieren<\/a>. Das liegt nicht unbedingt an der eingesetzten Technologie \u2013 eher an mangelnder Governance. <\/p>\n\n\n\n

RPA-Bruchpiloten: das fr\u00fche Ende der Automation Journey<\/h2>\n\n\n\n

RPA ist einfach, das ist nicht verkehrt \u2013 aber nur die halbe Wahrheit. Digitale Aufgaben hier und da mit Low-Code-Tools automatisieren ist schnell getan. Aber RPA, gedacht als unternehmensweites Projekt, ist komplex. Prozessautomatisierung organisations\u00fcbergreifend orchestrieren, skalieren und Unternehmen wirklich digital transformieren ist ein anspruchsvolles Unterfangen. <\/p>\n\n\n\n

Meist starten einzelne Fachbereiche erste RPA-Piloten und erzielen tats\u00e4chlich schnelle, kleine Erfolge. Auf dieser Etappe stagniert die Automation Journey aber regelm\u00e4\u00dfig:<\/p>\n\n\n\n

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RPA […] automatisiert konkrete Aufgaben – oder anders ausgedr\u00fcckt: RPA ahmt menschliche T\u00e4tigkeiten auf der Ebene individueller Arbeit nach. Auf der Mikroebene bewirkt das viel, aber f\u00fcr die Gesamtorganisation ergeben sich nur punktuelle Verbesserungen. [Diese] „Innovationsinseln“ [sind] nicht per se schlecht und k\u00f6nnen tats\u00e4chlich ein guter Ausgangspunkt f\u00fcr die Reise auf dem Weg zur digitalen Transformation sein, aber solange Sie diese Inseln nicht miteinander verbinden, kommen Sie hier nicht mehr weiter.<\/em><\/em><\/p>\n\n\n\n

Unternehmen sollten jetzt einen Schritt zur\u00fccktreten und sich fragen, was sie eigentlich mit der Prozessautomatisierung erreichen wollten (und ob diese Ziele erreicht wurden). Wenn es nur um die Automatisierung einer einzelnen Aufgabe ging, dann sollte man auf jeden Fall genauso mit RPA fortfahren. Wenn es sich jedoch um das umfassendere Ziel der digitalen Transformation handelt, werden Sie es mit isolierten RPA-Ma\u00dfnahmen nicht erreichen.<\/em><\/em><\/p>\nGustav\u00f3 Gomez: The Truth about why RPA fails to scale, 2020<\/a><\/cite><\/blockquote>\n\n\n\n

RPA richtig steuern: Mit RPA Governance sicher ans Ziel<\/h2>\n\n\n\n

Wie wird aus verstreuten \u201eRPA-Inseln\u201c eine koh\u00e4rente Automatisierungs-Landschaft? Die Antwort lautet: Governance. Governance [lat. gubernare: (das Steuerruder) f\u00fchren, lenken, leiten] kommt urspr\u00fcnglich aus dem Bereich des Staats- und Regierungswesens und bedeutet \u00fcbertragen auf den wirtschaftlichen Sektor im weitesten Sinne die gesamthafte Steuerung von Organisationen oder Projekten. <\/p>\n\n\n\n

RPA-Governance unterst\u00fctzt die Auswahl bzw. den Einsatz geeigneter Tools und Prozesse zum souver\u00e4nen Steuern sowohl einzelner RPA-Projekte als auch der unternehmensweiten Automatisierungslandschaft. Es geht darum, die organisations\u00fcbergreifende Zusammenarbeit von Prozessen, Menschen und Bots im Einklang mit der Automatisierungsstrategie effizient zu orchestrieren.<\/p>\n\n\n\n

RPA Governance: Prozessautomatisierung planen, managen, umsetzen<\/h2>\n\n\n\n

Dieser Abschnitt stellt die wesentlichen Aspekte der RPA Governance im Hinblick auf RPA-Strategie, RPA-Management und RPA-Betrieb vor.<\/p>\n\n\n\n

1. Strategischer Level: Wie plane ich RPA?<\/h3>\n\n\n\n

Ziele.<\/strong> Was m\u00f6chten Sie mit dem Einsatz von RPA erreichen? M\u00f6chten Sie Prozessqualit\u00e4t und Effizienz verbessern und Kosten senken, m\u00fcssen Sie FTEs abbauen bzw. Ressourcen f\u00fcr h\u00f6herwertige T\u00e4tigkeiten freisetzen, wollen Sie Ihre Teams von stupiden T\u00e4tigkeiten oder von tempor\u00e4ren Spitzenlasten befreien? Welche Abteilungen stehen dabei im Fokus? Je genauer Sie Ihre Ziele beschreiben, desto planvoller werden Sie Ihre RPA-Strategie entwickeln k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n

KPIs<\/strong>. Anhand welcher Kennzahlen messen Sie den RPA-Erfolg? Das k\u00f6nnen betriebswirtschaftliche Angaben sein wie z.B. 15 % Prozesskostensenkung innerhalb des ersten Laufjahres oder Break-Even-Analysen, die den Zeitpunkt erfassen, an dem sich der Invest in RPA amortisiert. Interessant k\u00f6nnen auch \u201esofte\u201c Kennzahlen wie die Erh\u00f6hung der Mitarbeiter- oder Kundenzufriedenheit sein, die sie z.B. per Umfragen vor und nach der Automatisierung prozentual erheben k\u00f6nnen. Au\u00dferdem: An wen werden diese Erfolgszahlen berichtet?<\/p>\n\n\n\n

Commitment.<\/strong> Wie bekommen Sie das \u201eGo\u201c f\u00fcr RPA? Sichern Sie im Vorfeld F\u00fcrsprecher, Subject Matter Experts und interne Sponsoren, um Ihre RPA-Initiative \u00fcberzeugend bei der Unternehmensf\u00fchrung zu platzieren. Dazu geh\u00f6rt die Vorstellung der angestrebten Ziele inklusive dem erwartbaren Return on Invest sowie eine m\u00f6glichst genaue Kapazit\u00e4ten-, Zeit- und Budgetplanung. <\/p>\n\n\n\n

Tools.<\/strong> Welche L\u00f6sung werden Sie f\u00fcr die Prozessautomatisierung verwenden? Wer ist an der Auswahl des Tools beteiligt? K\u00f6nnen Sie Ihren Bedarf und die geeignete RPA-Software intern evaluieren, oder ziehen Sie externe Berater hinzu, die auf Automatisierungsl\u00f6sungen spezialisiert sind? Erkundigen Sie sich bei RPA-Anbietern, ob Referenzkunden f\u00fcr Gespr\u00e4che zur Verf\u00fcgung stehen. Nutzen Sie kostenlose Testversionen oder f\u00fchren Sie Proof of Concepts durch, um verschiedene L\u00f6sungen praktisch zu vergleichen. Beziehen Sie neben der IT-Abteilung auch Fachbereichsleiter:innen oder Key User aus den Business Units in den Entscheidungsprozess ein, damit sie die Benutzerfreundlichkeit f\u00fcr die Gesch\u00e4ftsanwender:innen beurteilen k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n

Prozesse.<\/strong> Welche Prozesse m\u00f6chten Sie automatisieren?<\/a> W\u00e4hlen Sie die RPA-Prozesse auf der Grundlage der von Ihnen definierten Ziele und KPIs aus. \u00dcberlegen Sie, wie Sie die Implementierung der Automatisierungen priorisieren, d. h. mit welchen Prozessen Sie starten und wie Sie die RPA-Pipeline sukzessive f\u00fcllen werden. Sie sollten zun\u00e4chst einen kleineren \u201ePilotprozess\u201c automatisieren, der dem Management und den Fachabteilungen die Funktion und den Nutzen von RPA veranschaulicht.<\/p>\n\n\n\n

2. Management-Level: Wir steuere ich RPA?<\/h3>\n\n\n\n

Teams, Rollen, Kompetenzen. <\/strong>Welche Stakeholder sind in RPA-Projekten involviert? Wer hat welche Rollen inne und welche Aufgaben sind damit verbunden? Wer trifft welche Entscheidungen und erteilt Freigaben? Wer informiert wen? RPA-Projekte beteiligen vom Process Owner \u00fcber den Bot-Entwickler und IT-Administrator zahlreiche Rollen, Verantwortlichkeiten, Arbeitsbereiche und Kommunikationswege, die von vornherein klar und trennscharf beschrieben werden m\u00fcssen.

IT-Business-Alignment. <\/strong>Wer ist verantwortlich f\u00fcr RPA \u2013 das Business oder die IT? RPA-Projekte werden h\u00e4ufig von der IT-Abteilung gemanagt und gesteuert, w\u00e4hrend die Bots in verschiedenen Fachbereichen oder an verschiedenen Unternehmensstandorten mithilfe entsprechender Low-Code-Ans\u00e4tze entwickelt werden. In diesem hybriden Organisationsmodell fungiert die IT-Abteilung als zentraler \u201eBusiness Enabler\u201c, w\u00e4hrend die Fachabteilungen Innovation in den Randbereichen vorantreiben<\/a>. In jedem Fall erfordert diese Konstellation eine enge und koordinierte Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen IT und Business, um gemeinsam die gew\u00fcnschten Ziele zu erreichen \u2013 idealerweise auf einer gemeinsamen RPA-Plattform.<\/p>\n\n\n\n

Projektmanagement.<\/strong> Welche konkreten Phasen durchl\u00e4uft ein einzelnes RPA-Projekt? Welche Rollen sind in den verschiedenen Projektphasen involviert und welche Aktivit\u00e4ten werden durchgef\u00fchrt? Es gibt keinen internationalen Standard f\u00fcr die praktische Umsetzung von RPA-Projekten, aber im Laufe der Jahre hat sich das Modell des \u201eRPA Lifecycle\u201c analog zum Software Development Lifecycle (SDLC) mit den Phasen Planung, Entwicklung, Test und Wartung etabliert. Der plattformbasierte Ansatz von MuleSoft RPA steuert Automatisierungsprojekte standardm\u00e4\u00dfig \u00fcber den kompletten RPA-Lebenszyklus hinweg.<\/a>

Wissensmanagement.<\/strong> Wie transportieren Sie RPA-Know-how in Ihr Unternehmen? Stellen Sie ein Team aus Subject Matter Experts und RPA-Evangelisten zusammen und installieren Sie ein RPA Center for Enablement<\/a>, das RPA-Wissen und Kompetenzen b\u00fcndelt und Business User in allen Fachabteilungen rund ums Thema RPA fit macht. Das RPA Center for Excellence unterst\u00fctzt beispielsweise bei der Identifizierung RPA-f\u00e4higer Prozesse, trainiert Business User in der RPA-L\u00f6sung oder stellt fertig konfigurierte RPA-Bausteine zur Wiederverwendung bereit. Diese Ma\u00dfnahmen erh\u00f6hen die Akzeptanz und vertiefen die Kompetenzen rund um RPA und verankern das Thema Automatisierung nachhaltig in der Unternehmenskultur.<\/p>\n\n\n\n

Change Management. <\/strong>Wie wird die Belegschaft reagieren, wenn die Bots Einzug halten? Ver\u00e4nderungen fallen Menschen bekanntlich schwer. Nehmen Sie Ihre Belegschaft von Anfang an auf die Automation Journey mit. Tauschen Sie sich regelm\u00e4\u00dfig mit allen Angestellten aus, bauen Sie etwaige \u00c4ngste vor Jobverlust ab und beleuchten Sie die Vorteile, die Ihren Teams entstehen, wenn RPA-Bots die \u201eRobo-Jobs\u201c \u00fcbernehmen<\/a>. Die freiwerdenden Kapazit\u00e4ten k\u00f6nnen Ihre Mitarbeiter:innen in wichtige Projekte oder Fortbildung investieren. <\/p>\n\n\n\n

3. Operativer Level: Wie setze ich RPA um? <\/h3>\n\n\n\n

Prozesse erfassen, dokumentieren, evaluieren.<\/strong> Wo beginnen und was automatisieren? Eine standardisierte Dokumentation der Gesch\u00e4ftsprozesse mit all ihren Varianten und die Identifikation m\u00f6glicher RPA-Kandidaten in den Fachbereichen<\/a> bilden die konzeptuelle Grundlage f\u00fcr Ihre RPA-Initiativen.<\/p>\n\n\n\n

Infrastruktur.<\/strong> Wo werden die Bots arbeiten? Die IT muss eine eine Entwicklungsumgebung, eine Testumgebung und eine skalierbare Infrastruktur f\u00fcr den operativen Einsatz der Bots bereitstellen, auf dedizierten Endger\u00e4ten oder auf virtuellen Maschinen. Stellen Sie au\u00dferdem die Installation und den Zugriff auf alle erforderlichen Anwendungen sicher.<\/p>\n\n\n\n

Datenqualit\u00e4t.<\/strong> Wie k\u00f6nnen die Bots arbeiten? RPA-Bots \u00f6ffnen und lesen keine analogen Dokumente, entziffern keine Handschrift und interpretieren keine Freitext-E-Mails. Die Eingangsdaten f\u00fcr RPA m\u00fcssen standardisiert, strukturiert und digitalisiert sein, damit die Bots sie auslesen und weiterverarbeiten k\u00f6nnen. Stellen Sie sicher, dass sie mit Daten arbeiten k\u00f6nnen, die aus Webformularen, Excel-Tabellen oder Standard-E-Mails stammen.<\/p>\n\n\n\n

Security.<\/strong> Wie automatisieren Sie sicher? RPA-Bots arbeiten in Live-Systemen mit realen Daten. Die IT-Abteilung muss entsprechende Zugriffsrechte f\u00fcr die Bots vergeben, verwalten und im Bedarfsfall wieder entziehen. Dar\u00fcber hinaus muss die RPA-L\u00f6sung selbst \u00fcber ein entsprechendes Sicherheitskonzept verf\u00fcgen, das sensible Daten und Prozesse sch\u00fctzt.<\/p>\n\n\n\n

Bots entwickeln.<\/strong> Wer entwickelt die RPA-Bots? Idealerweise sollte ein intuitives Low-Code-Verfahren wie z. B. MuleSoft RPA Recorder<\/a> oder MuleSoft RPA Builder<\/a> auch Mitarbeiter:innen aus dem Business schnelle und einfache Bot-Entwicklung erm\u00f6glichen. Dar\u00fcber hinaus sollten RPA-Templates in zuk\u00fcnftigen Automatisierungsprojekten einfach wiederverwendet werden k\u00f6nnen. Dies beschleunigt den Entwicklungsprozess mit der Zeit erheblich.<\/p>\n\n\n\n

Bots testen. <\/strong>Wie gut sind Ihre Bots? Wie jede andere unternehmenskritische Software m\u00fcssen Sie f\u00fcr jeden RPA-Bot vor seiner Inbetriebnahme in einer separaten Testumgebung Abnahmetests durchf\u00fchren, die eine einwandfreie Funktionalit\u00e4t und einen fehlerfreien Go Live sichern.<\/p>\n\n\n\n

Bot-Betrieb.<\/strong> Wie behalten Sie den \u00dcberblick \u00fcber die Automatisierungslandschaft? F\u00fcr eine l\u00fcckenlose \u00dcberwachung des RPA-Betriebs brauchen Sie neben einem permanenten Live-Monitoring ein automatisiertes St\u00f6rungsmanagement. Wenn die Bots auf Fehler laufen sollten, erhalten Bot-Entwickler:innen Alerts mit detaillierten Fehlerbeschreibungen f\u00fcr schnelles und gezieltes Troubleshooting.<\/p>\n\n\n\n

Change Management.<\/strong> <\/strong>Wie wirken sich \u00c4nderungen in der Prozess- oder Systemlandschaft aus? RPA-Bots arbeiten auf der grafischen Benutzeroberfl\u00e4che von Anwendungen und folgen einem vordefinierten Workflow. Sie werden auf Fehler laufen, wenn Anwendungsoberfl\u00e4chen oder Prozessabl\u00e4ufe ge\u00e4ndert werden. Hier ist eine gut koordinierte Zusammenarbeit zwischen Application bzw. Process Ownern und Bot-Entwicklern wichtig, damit \u00c4nderungen rechtzeitig kommuniziert und RPA-Bots angepasst werden.<\/p>\n\n\n\n

RPA Governance mit MuleSoft RPA<\/h3>\n\n\n\n

RPA-Governance ist ein weites Feld, auf dem Sie Ihre Automatisierungslandschaft bestellen. Es gilt, viele Fragestellungen rund um Menschen, Prozesse und Technologie zu kl\u00e4ren und zu synchronisieren \u2013 langfristig werden Sie so aber die Fr\u00fcchte Ihres RPA-Erfolgs f\u00fcr viele Jahre ernten.<\/p>\n\n\n\n

Der plattformbasierte Ansatz von MuleSoft RPA<\/a> unterst\u00fctzt die wichtigsten Governance-Themen mit integrierten Methoden und Technologien:<\/p>\n\n\n\n