Die Bots sind im Anmarsch! Robotic Process Automation (RPA) senkt operative Kosten, erhöht die Effizienz und sichert die zukünftige Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen. Süße Musik in den Ohren der Geschäftsleitung, aber womöglich eine Horrorvorstellung für die Belegschaft. Sie wollen Ihren Teams mögliche Ängste im Zusammenhang mit der Einführung von RPA nehmen? Dann sprechen Sie mit ihnen: Kommunikation spielt eine Schlüsselrolle bei der digitalen Transformation Ihres Unternehmens.
RPA: Toptrend und Digitalisierungsturbo
Für Digital-First-Unternehmen ist RPA kein Neuland, aber mit den tiefgreifenden Veränderungen seit 2020 nimmt das Thema überall rasant an Fahrt auf. COVID-19 schickte ganze Unternehmen ins Home-Office an Remote-Arbeitsplätze. Krankheitsbedingte Fehlzeiten und krisenbedingte Kündigungen verknappten branchenübergreifend qualifizierte Ressourcen. Und Unternehmen verstanden, dass sie ihre digitale Transformation deutlich schneller umsetzen und skalieren müssen – und dass Automatisierung hier ein Haupttreiber sein wird.
Auf die Pandemie reagierend planten 80 % der Unternehmen, die Digitalisierung von Arbeitsprozessen zu beschleunigen, und 50 % wollen dies durch die Automatisierung von Aufgaben erreichen. Kosten senken, Prozesse beschleunigen und Fehler reduzieren – die Vorteile von RPA sind unbestreitbar. Automatisierte Unternehmen sind effizienter, widerstandsfähiger und stabiler. Daher haben CEOs und CIOs trotz der wirtschaftlichen Rezession in den Jahren 2020 und 2021 massiv in RPA-Software investiert.
Die RPA-Bots kommen: Und was ist mit unseren Jobs?
Prozessautomatisierung ist gut fürs Geschäft, aber was passiert mit den menschlichen Mitarbeitern, wenn die Bots kommen? Bei der Belegschaft löst RPA häufig existenzielle Angst vor dem Verlust des Arbeitsplatzes aus. Mehr als 60 % der Arbeitnehmer befürchten, dass infolge der Automatisierung Arbeitsplätze gefährdet sind, und 39 % glauben, dass ihr Job innerhalb der nächsten fünf Jahre durch neue Technologien verdrängt werden könnte.
Diese Denkfigur hat Tradition und hat bisher noch jeden Meilenstein der modernen industriellen Entwicklung begleitet. Dampfbetriebene Webstühle, Elektrifizierung, Fließband, Industrieroboter, Computer: Jede dieser disruptiven Innovationen wurde argwöhnisch beäugt und führte aus Angst vor technologiebedingter Arbeitslosigkeit zu deutlichen Abwehrreflexen oder gar Aufständen der arbeitenden Bevölkerung. Als dann Klaus Schwab 2016 auf dem Weltwirtschaftsforum die vierte industrielle Revolution ankündigte, weckte seine Vision der ‚Smart Factory‘ mit Software-Robotern, KI und maschinellem Lernen erneut vergleichbare Befürchtungen. Diese Ängste sind auch kulturell tief verankert in Form jener unheimlichen Geschichte, die Literatur- und Filmschaffende seit Jahrzehnten in zahlreichen Varianten forterzählen: Mensch gegen Maschine.
Roboter gelten als unbegreifliche intelligente Maschinen, als Vorboten einer düsteren, dystopischen nahen Zukunft in unseren Wohnungen und an unseren Arbeitsplätzen.
Deloitte Insights, Automation with Intelligence, 2020
Veränderungen fallen Menschen nicht leicht, gerade wenn es um sinnstiftende und existenzsichernde Bereiche wie den Arbeitsplatz geht. Rechnen Sie also mit Widerstand.
Hallo, Co-Bot: die RPA-Sprechstunde
Der Widerstand gegen Veränderungen ist eines der größten Hindernisse bei der Einführung einer neuen Technologie wie Robotic Process Automation. Deshalb wird die bloße Anschaffung und Installation einer RPA-Software den Weg zum automatisierten Unternehmen nicht ebnen. (Digitale) Transformationen brauchen Veränderungsmanagement, und Veränderungsmanagement betrifft Menschen.
Wie treten wir mit Menschen auf Augenhöhe in Kontakt? Indem wir mit ihnen sprechen. Kommunikation ist der Schlüssel. Damit ist weder ein blumiger Vortrag aus der Feder der PR-Abteilung noch eine firmeninterne Massen-Marketing-E-Mail gemeint. Kein Monolog, sondern: ein Dialog, der unterschiedliche Interessengruppen von Anfang an konsruktiv in das Thema Prozessautomatisierung einbindet und den Rollout der RPA-Lösung abteilungsübergreifend begleitet.
7 Tipps für die Kommunikation rund um RPA
Sie wollen Ihre Mitarbeiter:innen für Robotic Process Automation begeistern? Hier finden Sie einige wichtige Kommunikationstipps, die den Menschen in den Mittelpunkt stellen, nicht die Bots.
1. Kommunizieren Sie
Wenn Sie zu einem wichtigen Thema eisern schweigen, kann das den Anschein erwecken, dass Sie unangenehme Informationen zurückhalten. Entwickeln Sie Ihre Automatisierungspläne nicht im abgeschotteten C-Level-Labor, während Sie Ihre Mitarbeiter:innen außen vor lassen. Die Belegschaft wird hinter Ihrer Nicht-Kommunikation schlechte Nachrichten vermuten. Ein Mangel an verlässlichen Informationen führt zu negativen oder falschen Annahmen und verstärkt Argwohn und Widerstand.
2. Seien Sie ehrlich
Nehmen Sie die Bedenken Ihrer Mitarbeiter ernst und sprechen Sie sie offen und direkt an. Machen Sie klar, dass die Automatisierung die Arbeitswelt erheblich verändern wird. Arbeitsplätze, die manuelle oder grundlegende kognitive Fähigkeiten erfordern, werden bis 2030 um etwa 15 % abnehmen. Zwar ist in vielen Branchen die Automatisierung der Kerntätigkeiten gar nicht möglich, z. B. im Pflege- oder Bildungssektor. Branchenübergreifend wird jedoch eine signifikante Menge kognitiv anspruchsloser Aufgaben im Bereich Dateneingabe und -verarbeitung automatisiert werden. Wenn Sie diesen weißen Elefanten im Raum geflissentlich übersehen und vorgeben, die Einführung von RPA werde keine größeren Veränderungen mit sich bringen, verlieren Sie das Vertrauen Ihrer Mitarbeiter und ersticken jede Chance auf kooperativen Dialog im Keim.
RPA-Fürsprecher, die vor der Einführung von RPA die neue Organisationsstruktur und ihre wahrscheinlichen Auswirkungen auf die Mitarbeiter nicht klären, werden auf erheblichen Widerstand stoßen.
Craig Nelson (ISG): Change Management on Steroids: 3 Imperatives for Robotics-Enabled Transformation, 2017.
3. Rücken Sie menschliche Stärken in den Mittelpunkt
Jede disruptive Krise birgt auch immense Chancen. Während Automatisierung die Nachfrage nach einfachen, administrativen Tätigkeiten am Arbeitsmarkt reduziert, steigt der Bedarf an qualifiziertem, engagierten Personal für Aufgaben und Projekte, die höhere kognitive Fähigkeiten erfordern, das heißt: typisch menschliche Kompetenzen.
Nehmen Sie z. B. kreatives und kritisches Denken oder abwägende Entscheidungen zu komplexen Themen. Das Ausloten neuer Perspektiven für unkonventionelle Ansätze. Das Entwickeln von Innovationen. Das Leiten von Teams oder Begeistern der Community. Mit anderen Worten: Unternehmen, die sich auf Automatisierung einlassen, werden Monotonie nach und nach abschaffen und ein Arbeitsumfeld fördern, in dem sich Menschen nicht langweilen. Stattdessen können sie ihre Talente voll entfalten und mehr Erfüllung im Arbeitsleben finden.
4. Achten Sie auf Ihre Sprache
Wenn Sie sich nur auf die betriebswirtschaftlichen Vorteile der RPA-Einführung wie z.B. Prozess- und Kosteneffizienz fokussieren, kann das Ihre Belegschaft ebenso verunsichern wie die Vision eines durchgängig automatisierten Unternehmens, das von einer gesichtslosen „digital workforce“ erobert wird.
Bei Automatisierung geht es nicht um die Beseitigung des Faktors Mensch. Deshalb sollten Sie bei Ihrer Kommunikation rund um RPA keinesfalls eine solch dystopische Zukunft heraufbeschwören. Porträtieren Sie RPA-Bots nicht als seelenlose Maschinen, die den Menschen und seine Arbeit ersetzen. Verzichten Sie auf den Begriff „Roboter“ und Standard-Shutterstocks, die unsympathische Terminatoren abbilden. Sprechen Sie in einem positiven und persönlichen Stil über hilfreiche Co-Bots (gerne mit Namen!), die die tägliche Arbeit vereinfachen und die Kapazitäten Ihrer Mitarbeiter erweitern – und nicht über eine Bedrohung, die sie fürchten müssen.
5. Bringen Sie ein Beispiel
Bloße Theorie bleibt abstrakt und wenig greifbar. Wollen Sie, dass Ihre Mitarbeiter RPA wirklich verstehen und akzeptieren? Dann zeigen Sie ihnen ein praktisches Anwendungsbeispiel aus ihrem Arbeitsalltag. RPA-Bots erledigen klaglos, was Mitarbeiter ungern tun: Sie aktualisieren Personalakten, prüfen und versenden Rechnungen und verwalten Passwörter. Sie bearbeiten Standardanfragen, erfassen Zählerstände, dokumentieren Patientendaten – die Liste potenzieller Robo-Jobs ist lang.
Jetzt liegt es an Ihnen, einen überzeugenden Business Case zu finden. Picken Sie eine typische, häufig und lästige Tätigkeit aus dem täglichen Alltagsgeschäft heraus. Automatisieren Sie diese und präsentieren Sie dann die fertige Demo. So kann Ihre Belegschaft den tatsächlichen Nutzen von RPA sofort konkret nachvollziehen. Und Sie selbst werden erleben, wie schnell Ihre Mitarbeiter die Technologie annehmen und sich überlegen, welche Prozesse in ihrem eigenen Arbeitsumfeld automatisiert werden können.
6. Machen Sie Ihre Leute fit
Bots bauen ist keine Hexerei. Holen Sie Prozessautomatisierung aus dem „Elfenbeinturm“ der IT direkt in die Fachabteilungen. Schulungen in der RPA-Software können Berührungsängste effektiv abbauen und Ihre Teams für die neue Technologie begeistern.
Da es sich bei RPA um einen Low-Code-Ansatz handelt, sind in der Regel keine tiefgreifenden Programmierkenntnisse erforderlich. So lassen sich z. B. mit MuleSoft RPA Recorder digitale Arbeitsabläufe einfach aufzeichnen oder mit MuleSoft RPA Builder vordefinierte RPA-Bausteine mit einfachen Drag & Drop-Aktionen zu einem grafischen RPA-Workflow zusammenfügen. Digital versierte Mitarbeiter:innen aus den Fachbereichen sollten in Workshops zu Citizen Developers ausgebildet werden und selbstständig einfache Geschäftsprozesse automatisieren. Diese Erfolgserlebnisse stärken das Gefühl der Selbstwirksamkeit und geben Ihren Mitarbeiter:innen das Gefühl, dass sie die Kontrolle über die Bots haben – und nicht umgekehrt.
7. Fördern Sie Fortbildung
Ja, Automatisierung macht frühere Routinetätigkeiten überflüssig. Aber sie schafft auch Zeit und Freiraum für individuelle Weiterbildungsmaßnahmen. Wie wäre es damit, wenn sich einige Mitarbeiter:innen tatsächlich vertieftes Fachwissen rund um RPA aneignen, um es beruflich anzuwenden? Die Möglichkeiten reichen von der Identifizierung automatisierbarer Prozesse über das Entwickeln von Bots bis hin zur Wartung laufender Prozessautomatisierungen.
Andere möchten vielleicht ihre vorhandenen Fachkompetenzen verbessern und zusätzliche Qualifikationen für eine Beförderung erwerben. Manche könnten sogar in Erwägung ziehen, neue Verantwortungsbereiche in anderen Abteilungen und Teams zu entdecken. Erinnern Sie Ihre Mitarbeiter:innen daran, dass Bots ihre Arbeitsplätze nicht zerstören, sondern vielmehr ihre Arbeitsweise verändern werden. So kann RPA ein Impuls für lebenslanges Lernen und künftige Weiterentwicklung werden.
Keine Angst! RPA kann Langeweile reduzieren und menschliches Entwicklungspotenzial aktivieren.
Es ist ganz einfach: Die Transformation in ein automatisiertes Unternehmen gelingt nur gemeinsam mit den Menschen, die dort arbeiten. Setzen Sie bei der Entwicklung Ihrer RPA-Strategie immer den Menschen in den Mittelpunkt und Kommunikation ganz oben auf die Agenda. So können Sie Ihre Mitarbeiter:innen für die neue RPA-Technologie und die mit der Prozessautomatisierung verbundenen Möglichkeiten begeistern.
